Willkommen! Sie erhalten Ihren Zugang als Administrator*in für das Schulungsportal per E-Mail. Folgen Sie dem Link in der Einladung und melden Sie sich mit den für Sie hinterlegten Zugangsdaten auf unserer Login-Seite an. Jetzt haben Sie Zugriff auf das Schulungsportal und Ihr persönliches Dashboard.

Auf Ihrem persönlichen Dashboard finden Sie auf einen Blick alle Informationen, die Sie brauchen: Einen Überblick über Ihre aktuellen Schulungen, Termine und Berichte.

Ohne Ihre Mitarbeitenden ist hier nichts los. Legen Sie ganz einfach Nutzer*innen an und laden Sie Teilnehmende in das Schulungsportal ein. Wählen Sie dazu in den Einstellungen den Menüpunkt Nutzer/innen an.
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Um neue Nutzer*innen-Profile zu erstellen, haben Sie zwei Möglichkeiten:
1. Manueller Eintrag
2. Import von Datensätzen

Eine genaue Anleitung zur Anlage von Nutzer*innen finden Sie hier: Zur Anleitung

Hier erklären wir Ihnen das Vorgehen in der Kurzfassung:

Um einen neuen Datensatz anzulegen, klicken Sie auf den Button Nutzer/in erstellen. Füllen Sie die Pflichtfelder aus und geben Sie Anmeldename, Vor- und Nachname sowie E-Mail-Adresse an.
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Um ein automatisch generiertes Kennwort zu vergeben, setzen Sie bei Kennwort erzeugen und Nutzer/in benachrichtigen ein Häkchen. Schließen Sie den Vorgang ab, in dem Sie am Ende der Seite auf Nutzer/in erstellen klicken. VINYA versendet jetzt automatisch eine Einladung mit den Zugangsdaten zur Plattform an die hinterlegte E-Mail-Adresse.

Richten Sie neue Nutzer*innen gebündelt und bequem mit einem Klick ein. Nutzen Sie dazu die Schaltfläche Upload Users. Hier können Sie eine CSV-Datei mit den Datensätzen Ihrer Mitarbeitenden importieren. Um ein automatisch generiertes Kennwort zu vergeben und alle Teilnehmenden einzuladen, setzen Sie bei Kennwort erzeugen und Nutzer/in benachrichtigen ein Häkchen. VINYA versendet jetzt automatisch eine Einladung mit den Zugangsdaten zur Plattform an die angegebene E-Mail-Adresse.
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Legen Sie praktische Benutzergruppen an, um Ihre Mitarbeitenden nach für Sie relevanten Kriterien (z. B. Standort, Abteilung, Position, etc.) zu ordnen. Wählen Sie dazu den Menüpunkt Zielgruppen aus. Um eine Gruppe einzurichten, klicken Sie auf den Reiter neue Zielgruppe anlegen. Geben Sie einen Namen und bei Bedarf weitere Informationen für die Gruppe an. Speichern Sie Ihre Einstellungen am Ende der Seite unter Änderungen speichern und Ihre neue Gruppe ist eingerichtet.
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Jetzt müssen Sie Ihre Zielgruppen nur noch mit entsprechenden Mitgliedern füllen. So funktioniert’s:
Wählen Sie den Reiter Zielgruppenkategorien aus, um auf eine Übersicht Ihrer Gruppen zu gelangen und klicken Sie auf die gewünschte Gruppe. Wählen Sie den Reiter Mitglieder bearbeiten, um Ihrer Gruppe neue Mitglieder zuzuweisen. Nun können Sie unter den Möglichen Nutzer/innen Mitglieder per Klick auf Hinzufügen auswählen und zu den Aktuellen Nutzer/innen verschieben.
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Jetzt noch schnell die Kurse fertig einrichten und schon kann die Schulung losgehen. Alle Einstellungen zur Kursverwaltung nehmen Sie im Menü unter dem Punkt Zertifizierungen vor. Bearbeiten Sie die Details über das Zahnrad-Symbol neben der gewünschten Zertifizierung. Legen Sie das Intervall Ihrer Schulungen fest, indem Sie den Reiter Zertifizierung auswählen. Hier können Sie unter Aktive Dauer einstellen, wie lange eine Zertifizierung vorhält, bis eine Wiederholung zur Auffrischung notwendig wird. Passen Sie über das Rezertifizierungsfenster an, in welchem Zeitrahmen die Wiederholung geschehen soll.

Und last but not least: Ordnen Sie den Kursen unter dem Reiter Teilnehmende zu, welche*r Ihrer Mitarbeitenden die Schulung durchführen soll. Wählen Sie dazu im Dropdown-Menü Einzelpersonen oder Ihre zuvor angelegten Zielgruppen aus. Jetzt können Sie auch das individuelle Fälligkeitsdatum der Schulung festlegen.
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Sobald Sie die Kurse konfiguriert haben, versendet VINYA Einladungen zur Kursdurchführung an alle Teilnehmenden. Und die automatische Schulung kann beginnen.
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Wer hat alle Pflichtkurse bereits abgeschlossen und welche Schulungen stehen noch an? Einen Überblick über den aktuellen Status der Schulungen finden Sie auf Ihrem Dashboard in der Rubrik Berichte. Wählen Sie den Bericht Certification Completion aus und Sie finden eine Auflistung aller Schulungen samt aktueller Informationen zu Zertifizierungen, Fälligkeiten und Versäumnissen.

Sie können den Bericht bei Bedarf am unteren Ende der Tabelle exportieren, z. B. als Excel-Datei oder PDF.