Um neue Nutzer*innen in das Schulungsportal einzuladen, wählen Sie in den Einstellungen den Menüpunkt Nutzer/innen an.

Sie haben nun zwei Möglichkeiten, neue Profile anzulegen:
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1. Manuelle Erstellung von Einträgen

Um einen neuen Datensatz anzulegen, klicken Sie auf den Button Nutzer/in erstellen.

Füllen Sie die Pflichtfelder aus und geben Sie Anmeldename, Vor- und Nachname sowie E-Mail-Adresse an. Mit dem Anmeldenamen [1] sowie einem automatisch genierten Passwort erhält der/die Mitarbeiter*in Zugang zur Schulungsplattform. Sie können beispielsweise ein Kürzel angeben (mlk) oder Ähnliches. Vorname [2] und Nachname [3] sowie die E-Mail-Adresse [4] dienen der eindeutigen Zuordnung der Nutzer*innen Ihres Unternehmens. Um direkt bei der Anlage ein automatisch generiertes Kennwort zu vergeben, setzen Sie bei Kennwort erzeugen und Nutzer/in benachrichtigen [5] ein Häkchen.

Schließen Sie den Vorgang ab, in dem Sie am Ende der Seite auf Nutzer/in erstellen klicken. VINYA versendet jetzt automatisch eine Einladung mit den Zugangsdaten zur Plattform an die angegebene E-Mail-Adresse.

Richten Sie neue Nutzer*innen gebündelt und bequem mit einem Klick ein. Nutzen Sie dazu die Schaltfläche Upload Users.

Hier können Sie eine CSV-Datei mit den Datensätzen Ihrer Mitarbeitenden importieren [1]. Laden Sie dazu am besten die Vorlage herunter [2]. Das vermeidet Fehler in der Zuordnung der Felder (z.B. zur korrekten Zuordnung von Vornamen und E-Mail-Adressen).

Für die Vorlage sind die folgenden Felder Pflichtangaben (3):

Achtung:

Anstatt für jede*n Nutzer*in ein Passwort vorzugeben und diese dann im Anschluss manuell über den Zugang zu informieren, empfehlen wir, die Passwortspalte leer zu lassen (4). Sie haben die Möglichkeit, ein generiertes Kennwort zu vergeben und alle Teilnehmenden automatisch einzuladen. Setzen Sie dazu bei Kennwort erzeugen und Nutzer/in benachrichtigen ein Häkchen [5]. VINYA versendet nach dem Upload automatisch eine Einladung mit den Zugangsdaten zur Plattform an die angegebene E-Mail-Adresse.

Über das Häkchen bei Kennwortänderung fordern sorgen Sie dafür, dass die Nutzer nach dem Erst-Login das automatisch generierte Passwort gegen ihr eigenes (selbst gewähltes) austauschen können.

Schauen Sie sich über die Vorschau Ihren Import noch einmal an und prüfen Sie ihn auf Fehler (diese werden in der Spalte "Error" angezeigt. Wenn alles korrekt ist, klicken Sie auf Upload users, um Ihren Import abzuschließen [4].