Für Nutzer der Preispakete: Premium, Enterprise
VINYA verschickt E-Mails, um Nutzer*innen beispielsweise zum Schulungsportal einzuladen, sie über anstehende Schulungen zu informieren oder Teilnahme-Erinnerungen zu versenden.
Für einige dieser E-Mails sind bereits Standard-E-Mails in VINYA hinterlegt. Sie haben die Möglichkeit, diese E-Mail-Texte zu individualisieren und neue E-Mails zu aktivieren, beispielsweise zum Versand von weiteren Teilnahme-Erinnerungen.
E-Mail-Texte bearbeiten
Um E-Mail-Texte in der Schulungsplattform zu bearbeiten, folgenden Sie einfach den folgenden Schritten:
Klicken Sie im Menü oben rechts auf den Punkt „Zertifizierungen“.
Wählen Sie Zertifizierung aus, für welche Sie die E-Mail-Texte anpassen wollen.
Klicken Sie in der Zertifizierungsmaske auf den Button „Zertifizierungsdetails bearbeiten“ oben links.
Unter dem Reiter „Nachrichten“ können Sie nun die E-Mail-Texte anpassen.
Neue E-Mail-Benachrichtigungen einrichten
Folgen Sie dem Bearbeitungspfad wie oben beschrieben. Auf der Zertifizierungsmaske unten dem Reiter Nachrichten haben Sie zudem die Möglichkeit, weitere E-Mail-Benachrichtigungen einzurichten.
Wählen Sie dazu unten auf der Seite über das Drop-down-Fenster aus, welche Art der Benachrichtigung Sie einrichten möchten (z. B. „Fälligkeit für Programm“) und klicken Sie anschließend auf Hinzufügen.
Es erscheint nun eine neue Nachricht, die Sie individuell anpassen können:
Setzen Sie die Fälligkeit oder das Intervall fest: Der sogenannte Trigger gibt den Auslöser an, bei welchem die Nachricht verwendet werden soll, z.B. wenn die Fälligkeit der Schulung um 3 Tage überschritten ist.
Geben Sie der Nachricht einen Titel und tragen Sie den Nachrichtentext ein.
Des Weiteren können Sie die Option der Nachricht an den Manager auswählen, sodass dieser gleichzeitig mit dem/der Nutzer*in eine Benachrichtigung erhält.
Das kleine (i) neben dem Feld „Nachrichten“ zeigt Ihnen einige Platzhalter, die Sie nutzen können, damit sich bestimmte Nachrichten-Bestandteile dynamisch ändern, z. B. können Sie den Namen des/der Mitarbeiter*in mit %userfullname% ersetzen.
Sie können beliebig viele Nachrichten hinterlegen. Achten Sie darauf, dass die Trigger sich nicht überschneiden, sodass Nutzende und Manager nicht zu viele E-Mails erhalten. Außerdem sollten Sie keine personenbezogenen Daten in den Nachrichtentexten verwenden, da diese an alle Mitarbeiter*innen versendet werden, die in dieser Schulung eingeschrieben sind.