Sind Sie Administrator des Lernportals oder haben das Recht, personelle Änderungen durchzuführen, können Sie auch jederzeit eine*n Nutzer*in aus der Lernplattform löschen oder sperren.
Nutzer*in löschen
Wenn Sie eine*n Nutzer*n löschen, werden alle personenbezogenen Daten zu der/dem Nutzer*in endgültig aus der Plattform entfernt. Das heißt auch, dass die zugewiesenen Schulungen, Fälligkeiten, die Lernhistorie und Zertifikate unwiderruflich gelöscht werden.
Um einen Nutzer zu löschen, gehen Sie in folgenden Schritten vor:
Wählen Sie rechts oben im Menü den Punkt Nutzer/innen aus.
Wählen Sie den/die zu löschende*n Nutzer*in aus bzw. suchen Sie diese*n über die Suchfunktion.
Klicken Sie auf das kleine rote X rechts in der Spalte Aktionen.
Sie erhalten einen Hinweis, welche Daten gelöscht werden. Um den/die Nutzer*in zu löschen, müssen Sie diesen Hinweis mit dem erneuten Klick auf Löschen bestätigen.
Sollten Sie weiterhin Daten zu dem oder der Nutzer*in benötigen, exportieren Sie diese bitte vorab aus dem Schulungsportal.
Nutzer*in sperren
Sie haben alternativ die Möglichkeit, Nutzer*innen lediglich den Zugang zum Schulungsportal temporär oder dauerhaft zu entziehen. Alle mit dem/der Nutzer*in verbundenen Aktivitäten werden in diesem Falle gestoppt. Dies kann beispielsweise sinnvoll sein, wenn ein*e Mitarbeiter*in längerfristig ausfällt (z. B. während der Elternzeit, eines Sabbaticals oder Auslandseinsatzes).
Um ein*e Nutzer*in zu sperren, gehen Sie wie folgt vor:
Wählen Sie rechts oben im Menü den Punkt Nutzer/innen aus.
Wählen Sie den/die zu sperrende*n Nutzer*in aus bzw. suchen Sie diese*n über die Suchfunktion.
Klicken Sie auf das kleine Schlosssymbol in der Spalte Aktionen.
Unten auf der Seite können Sie die Aktion „Nutzerkonto sperren“ auswählen.
Klicken Sie auf den Button Aktualisieren, um die Aktion abzuschließen.
Der/die Nutzer*in ist anschließend aus der Liste der aktiven Nutzer*innen entfernt und hat keinen Zugriff mehr auf das Schulungsportal. Sie können den Zugang jederzeit reaktivieren.
Nutzer*innen vorerst sperren
Wir empfehlen Ihnen, Nutzer*innen im ersten Schritt zu sperren und sie erst zu löschen, wenn daten- und/oder arbeitsschutzrechtliche Fristen ablaufen. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, Nutzer*innen wieder zu reaktivieren oder Ihrer Nachweispflicht über erfolgte Unterweisungen nachzukommen. Fragen Sie zu den Aufbewahrungspflichten bitte Ihre Personalabteilung und/oder Ihre*n Datenschutzbeauftragte*n.